Empaque y Embalaje

Una vez que se termina un pedido, es hora de prepararlo para el envío. El primer paso es el empaque cuidadoso y embalaje de los productos para asegurar que llegarán a su destino sin daños.

Empaque se refiere a la manera en que se colocan los productos adentro de un capa exterior de material de empaque, de forma individual o por juegos. El empaque proteje a los productos de daños durante el envío y también puede ser la manera de presentar los productos al cliente final.

A muchos compradores les gusta volver a usar y conservar los materiales originales de empaque lo más posible para reducir los desechos. Los artículos empacados individualmente en cajas resistentes ayudan a minimizar roturas y muchas veces se pueden usar las mismas cajas para enviar el producto al cliente final. Si los artículos no vienen empacados en cajas, se debe usar algún tipo de capa protectora.

Los compradores pueden pedir un empaque específico para sus pedidos. Estas peticiones normalmente se detallen en la orden de compra. Si piden un empaque especial, debe ser claro quién se responsabiliza por los gastos adicionales que puedan resultar.

El embalaje se refiere a colocar los artículos ya empacados adentro de la caja maestra de cartón para enviar. A menudo se cargan y descargan las cajas maestras varias veces durante el envío y se las puede maltratar, dejar caer, o exponerlas a climas que las dañe. Los artículos que no son protegidos correctamente se rozan adentro de la caja, dañando al acabado del producto o rompiendo las fibras, en el caso de canastas. Es la responsabilidad del exportador asegurarse que los productos son embalados correctamente y de cubrir el costo de materiales adecuados de embalaje.

Humedad                     

La humedad es una causa común de daño a los productos. Productos hechos de madera, cuero, textiles, bambú, pastos y otras fibras naturales deben ser secados completamente antes de empacarlos para evitar que crezcan moho que pueda dañar los productos. Se puede usar un secante como gel de sílice para reducir la humedad. Los cartones que se envían por vía marítima son susceptibles al clima y la humedad. Deben ser cuidadosamente sellados y cubiertos con una envoltura protectora de plástico transparente para protegerlos del moho y del daño del agua.

Recomendaciones de Empaque:

Estas recomendaciones vienen del Manual de Socios Productores de SERRV 2007 e indican la manera que SERRV prefiere que se empaquen diferentes tipos de productos. Es solamente un ejemplo. Las preferencias de los compradores pueden variar.

• CANASTAS: Siempre y cuando sea posible, las canastas deben ser fumigadas y usted debe proporcionar una copia del certificado de fumigación. Las canastas normalmente no tienen que estar envueltas. Si usted envía las canastas como parte de un envío en un contenedor, no es necesario empacar las canastas en cartones, sino se puede apilarlas sueltas en el contenedor, con las canastas más pesadas abajo.
• CERÁMICAS: Deben ser envueltas y puestas en cajas individuales. Cuando el pedido sea por un juego de cerámicas, haga el favor de empacarlas como juego.
• ARTICULOS LIVIANOS Y BARATOS: Los artículos livianos y baratos, como silbatos, flautas, y cepillos deben ser envueltos y apilados.
• JOYERIA: Haga el favor de colocar individualmente dentro de bolsas de plástico.
• CUERO: Colocar dentro de bolsas de plástico. Por favor, utilice un sobre de sílice para secar cuando sea posible.
• METALES: Envueltos individualmente y puestos en cajas. Cuando el pedido sea por un juego, haga el favor de empacarlos como juego. Si no los puede poner en una caja, deben estar muy bien envueltos en papel sencillo y colocados en capas.
• PRODUCTOS PINTADOS Y LAQUEADOS: Envueltos individualmente y puestos en cajas. Por favor, asegúrese de que estos productos estén 100% secos antes de envolverlos para prevenir que los materiales de empaque se peguen al producto.
• PAPEL: Colocar dentro de bolsas de plástico. Por favor utilice un sobre de sílice para secar cuando sea posible.
• CONCHAS: Envuélvalas cuidadosamente, colóquelas dentro de una bolsa de plástico, y luego en una caja si es posible.
• PIEDRA Y VIDRIO: Envolver individualmente y poner en cajas. Cuando el pedido es para un juego, haga el favor de empacarlos como juego.
• TEXTILES: Empacados dentro de una bolsa transparente de plástico. Cuando el pedido es para un juego, haga el favor de empacarlos como juego.
• MADERA: Envueltas individualmente y empacadas individualmente en cajas. Por favor, utilice un sobre de sílice para secar cuando sea posible.

Marcando las Cajas Maestras para el Envío

Todas las cajas maestras de un envío tienen que ser marcadas con lo siguiente (esto también se aplica a cajones y otras unidades de embalaje utilizadas):

• Número de la caja y el número total de cajas que se envían, por ejemplo: 1/25, 2/25 o 1 de 25, 2 de 25, etc.
• El peso de la caja en kilos y el volumen en metros cúbicos
• El puerto de entrada
• País de Origen
• Nombre y dirección del comprador (escrito como el consignatario en la factura comercial)
• Nombre y dirección del exportador
• Otra información especificada por el comprador, por ejemplo: número de la orden de compra, número de código del comprador para el producto, cantidad de cada producto, nombre de cada artículo en la caja

Preparando la Lista de Embalaje:

La lista de embalaje da información acerca del contenido de las cajas, de dónde se las envían y a dónde se van. Las listas de embalaje para envíos a los Estados Unidos tienen que estar escritas en inglés. La lista de embalaje será usada por la Aduana de los Estados Unidos cuando inspecciona el envío, entonces es importante que sea exacta y que contenga la siguiente información:

• Nombre y dirección del vendedor (como aparecen en la factura comercial).
• Información del Consignatario (como aparece en la factura comercial). Si el envío va a un agente de aduanas (muchas veces anotado como la persona a notificar) se deberá incluir su información aquí.
• Información acerca de los materiales de embalaje utilizados (caja, cajón, etc.), peso bruto y medidas de cada una de las cajas maestras, número total de cajas.
• El contenido de cada caja maestra: tiene que ser escrito por separado y en inglés. Incluya el número de la caja, número de código del producto, descripción del producto, materiales contenidos, y cantidad de cada artículo. La información del producto declarada en la lista de embalaje deberá ser igual que la información en la factura comercial.
• Para envíos de cargo marítimo, se adjunta la lista de embalaje a la factura comercial original que se entrega al agente. Guarde una copia para usted mismo. Para otros métodos de envío, la lista de embalaje debe ser adherida a la parte externa de la caja #1, con una copia de la lista de embalaje dentro de la caja #1.