Plan de Produccion

Antes de recibir un pedido, es importante saber cuál es su capacidad de producción, lo cual quiere decir cuántos productos puede producir en un tiempo dado. La planificación de la producción lo ayudará a optimizar los recursos que tiene, incluyendo su tiempo, y lo ayudará a producir productos de calidad para la fecha requerida.

El mejor punto para empezar con la planificación de la producción es entender todo lo que ocurre en su proceso de producción. ¿Cuáles son todos los pasos para hacer el producto? ¿Quiénes están involucrados? ¿Qué materiales y herramientas se necesitan? ¿Cuánto tiempo tarda adquirir la materia prima?  ¿Cuánto tiempo se necesita para cada paso? ¿Cuándo se hará el control de calidad?

Organigrama de la Producción

Un buen primer paso para analizar su producción es hacer un mapa del proceso para que cada paso esté claro. Una manera es hacer un organigrama. Se lo puede hacer como organigrama o en formato de tabla. Aquí están dos ejemplos, uno de un organigrama y el otro en formato de tabla:

Haga una organigrama para uno de sus productos. Una vez que haya hecho un mapa de su proceso de producción, conteste estas preguntas:

·         ¿Cuánto tiempo tarda cada paso?

·         ¿Hay alguna área en dónde suelen ocurrir problemas o retrasos?
·         ¿Hay pasos que se pueden mejorar?
·         ¿Cuáles son los factores que limitan su capacidad productiva – ¿mano de obra? ¿materiales? ¿control de calidad? ¿dinero? ¿herramientas o equipo?
·         ¿Cómo se podría tratar estas limitaciones?

Tener un organigrama ayuda a mostrar cómo están conectados entre sí los pasos en la producción. Si los problemas ocurren en una etapa del proceso, estos afectarán los pasos que siguen. Es por eso que es importante hacer control de calidad en muchas etapas del proceso de producción, para detectar y corregir costosos errores antes de que ocurran.

Ponga en su organigrama cuándo se hará el control de calidad y qué pasará con los productos que no aprueben la inspección de calidad.

Calendario de Producción

Otra útil herramienta para organizar la producción y asegurar que cumpla con el plazo de entrega es un calendario de producción. Una vez que haya recibido una orden de compra, sabrá la fecha esperada de entrega. Un calendario de producción ayudará a organizar la producción para que se complete para la fecha de entrega y ayudará a que los diferentes pasos sigan avanzando a tiempo. Es importante programar tiempo de sobra dentro del proceso, porque es probable que surjan obstáculos y las cosas podrían no salir sin problemas o como se esperaba. Es importante ser flexible, y encontrar alternativas cuando las cosas no marchan como lo planeado.

Ver un ejemplo de un calendario de produccion: Sample Production Calendar_0-1

Ordenes de Trabajo

Para muchas organizaciones que venden artesanías, los pedidos son fabricados por pequeños productores quienes trabajan en sus casas. Podrían fabricar el producto desde el principio hasta el final, o podrían hacer solamente un paso en el proceso de producción, tal como el estampado de la tela o el bordado después de que el producto haya sido cosido. Las órdenes de trabajo son una manera de comunicarse claramente con los artesanos quienes van a hacer parte o todo el producto, del trabajo que se tiene que hacer y la fecha en que lo tienen que terminar.

Cuando escriba una orden de trabajo, sea tan específico como sea posible acerca de lo que necesita. Dé descripciones detalladas con tamaños o medidas exactas; incluya muestras de telas e hilos o fotografías para que los colores y el diseño sean exactos. Si guarda una contra-muestra de todas las muestras enviadas a un comprador potencial, se puede usar la contra-muestra de control para compararla contra las piezas producidas para el pedido. La contra-muestra es la forma más fácil para el artesano de asegurarse que los detalles y la calidad son exactas. Otra útil herramienta es pedir una muestra de la producción del artesano una vez que han empezado a producir la orden. Con una muestra de producción, puede ver si se está haciendo el producto correctamente y hacer correcciones antes de que sea demasiado tarde.

Asegúrese que el grupo tiene tiempo suficiente para hacer los productos y que la fecha límite para terminar los productos es suficientemente  antes de la fecha de envío en caso de que se atrase la producción. También es importante conocer las necesidades y capacidad del grupo. Se puede necesitar capacitación para aprender una técnica nueva o para aprender a hacer que la calidad sea consistente.

Identificando Fuentes de Materiales

Antes de aceptar una orden de compra, debería asegurarse que los materiales que necesita para producir el pedido están disponibles y que podrá conseguirlos a tiempo para producir el pedido. Tener una fuente confiable para sus materiales que cumplirá con la calidad que necesita es un aspecto importante de la planificación de la producción. Es bueno tener múltiples fuentes de abastecimiento, en caso de que alguna quiebre o se quede sin los materiales que usted necesita. Las organizaciones que tienen fondos muchas veces mantienen una reserva de las materias primas que usan regularmente. Comprar en grandes cantidades reduce el costo de los materiales y asegura el suministro de materiales necesarios. Se necesita, sin embargo, una planificación cuidadosa para no comprar materiales que no se usarán.

ESTUDIO DE CASO

Una organización recibió un pedido para canastas y envió una orden de trabajo a un grupo de mujeres tejedoras de canastas. La orden de trabajo incluyó las dimensiones exactas que las canastas que deberían hacer, pero cuando ya habían terminado el pedido, las canastas estaban demasiadas pequeñas. Cuando se les preguntó por qué había ocurrido esto, las mujeres explicaron que no tenían reglas ni cintas métricas en su pueblo para poder medir las canastas, entonces hicieron un cálculo aproximado lo mejor que pudieron. Se les dieron cintas métricas a las mujeres y las capacitaron para usarlas, y se resolvió el problema.

Otro grupo de tejedoras de canastas estaban teniendo dificultad replicando el diseño de la canasta de un pedido. No todas las mujeres podían hacer el nuevo diseño de canasta y se preocuparon que no iban a poder surtir el pedido a tiempo. El grupo organizó una capacitación en donde las tejedoras de canastas con más experiencia quienes sabían tejer el nuevo diseño enseñaron a las otras mujeres cómo hacerlo. Esta cooperativa ayudó a las mujeres a aprender el nuevo diseño y pudieron terminar el pedido.

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