Revisar y Confirmar una Orden de Compra

Una orden de compra es un contrato escrito proporcionado por el comprador al vendedor. A la orden de compra muchas veces se la llama P.O. Se detalla los productos que el comprador quiere comprar y contiene la descripción del producto, cantidades, condiciones de pago, fecha de entrega, y detalles del envío. Puede ser enviada por fax o correo electrónico

Una orden de compra es una oferta legal para comprar productos; sin embargo, no existe ningún contrato hasta que el vendedor confirme la aceptación de la orden de compra. Una vez que el vendedor la acepta, se espera que entregue los productos respetando los detalles del producto, fecha de envío y precio indicado en la orden de compra. Es por eso que antes de confirmar la orden de compra es importante revisarla cuidadosamente para asegurar que las condiciones de la orden son aceptables y que podrá entregar el producto como se especifica. Si hay preguntas o preocupaciones acerca de la orden de compra, o si se tiene que corregir algo, es importante comunicarlo claramente al comprador. Es mejor ser claro al principio a que surjan problemas más tarde.

Pasos para recibir y confirmar una orden de compra:

1. Revise cuidadosamente la orden de compra:

·        ¿Están correctos los precios?

·        ¿Hay dudas o preocupaciones acerca de cuáles productos están pidiendo o cualquier cambio al producto que han pedido?

·        ¿Puede producir la orden a tiempo para la fecha de entrega solicitada? ¿Tiene los materiales y mano de obra que necesita para completar el pedido a tiempo?

·        ¿Las condiciones de pago y método de pago son aceptables?

·        ¿Hay alguna instrucción especial en cuanto al etiquetado, empaque, o envío que tiene que tomar en cuenta y que pueden subir sus costos o el tiempo que se necesita para producir el pedido?

·       ¿Puede obtener todos los documentos de exportación necesarios?

2. Comunique cualquier preocupación, pregunta, o problema:

Si hay algo que lo preocupa acerca de la orden de compra, avise al comprador inmediatamente. Si se necesita hacer cambios a la orden de compra, es mejor llamar por teléfono o enviar un mensaje de correo electrónico explicando el cambio que enviar una orden de compra confirmada con algo modificado o no comunicar la necesidad en absoluto. Con una llamada telefónica o mensaje de correo electrónico, puede asegurarse que el comprador esté consciente del cambio y el motivo para hacerlo y así poder emitir una orden de compra corregida.

3. Confirme la orden de compra:

Una vez que haya visto que todo en la orden de compra es aceptable, y está seguro de que puede cumplir con la fecha de entrega y las especificaciones del pedido, envíe una carta (por fax o correo electrónico) para confirmar su aceptación del pedido. Incluya el número de la orden de compra en su aceptación de la orden. La confirmación de la orden debe ser oportuna. Si no puede confirmar la orden dentro de 24-48 horas de haberla recibido, entonces como mínimo debe comunicarse con el comprador para avisarle que ya recibió la orden y que le enviará la confirmación pronto.

4. Aviso de recibo por parte del comprador y solicitud de anticipo de pago:

Asegúrese de pedir al comprador que le avise del recibo de su confirmación de la orden de compra y que él comprenda que usted está iniciando la producción. Si la orden de compra especifica un anticipo de pago para comenzar la producción del pedido, necesitará escribirle al comprador y pedir que haga el depósito para que pueda comenzar el pedido. Se puede enviar la solicitud del anticipo de pago al mismo tiempo que confirma el pedido. En la mayoría de los contratos de comercio justo, los compradores pre-financian los pedidos, pero muchas veces tiene que pedirlo para recibirlo; no se lo envían automáticamente.

Las ordenes de compra varían en su formato, pero siempre deberán incluir la siguiente información:

·         Nombre y dirección del comprador

·         Número de la orden de compra

·         Fecha de emisión de la orden de compra

·         Nombre y dirección del vendedor

·         Descripción del producto: esto incluye una descripción detallada del producto, incluyendo medidas, tamaño, color, materiales. Algunos compradores incluyen una foto.

·         Número de código del comprador para el producto

·         Número de código del vendedor para el producto

·         Cantidad del pedido, precio por unidad, costo total por artículo

·         Cantidad total de todos los artículos en la orden de compra

·         Método e información de envío

·         Fecha final de entrega/envío

·         Método y condiciones de pago

·         Instrucciones especiales para el etiquetaje, empaque, embalaje, documentos, seguro (si se necesita)

·         Firma del comprador

CASOS DE ESTUDIO

  1. Después de recibir una orden para instrumentos musicales hechos de calabazas, el vendedor notó que las dimensiones de las calabazas variarían, y no serían exactas, debido a que las calabazas crecen en diferentes tamaños..  El comprador y el vendedor se pusieron de acuerdo en un rango aceptable de tamaños.
  2. Un grupo artesanal se dio cuenta que necesitaría más tiempo que lo especificado en la orden de compra para terminar un pedido muy grande. Explicaron al comprador que si hicieran el pedido de prisa, no podrían garantizar la calidad. El comprador estuvo de acuerdo con extender la fecha de entrega.
  3. Al recibir una orden de compra, un vendedor se dio cuenta que los materiales de empaque solicitados por el comprador aumentarían significativamente los costos. Comunicó esto al comprador y negociaron un aumento del pago final.
  4. Un grupo artesanal confirmó una orden de compra después de revisar solamente la información del producto, precio, y fecha de entrega. No se dieron cuenta que el comprador había solicitado que se fijara una etiqueta específica a cada producto. Se envío el pedido sin las etiquetas. El comprador no quedó satisfecho con el servicio y no volvió a hacer un pedido.
  5. Un grupo nuevo a la exportación se emocionó al recibir una orden de compra. Después de confirmar la orden, no pudieron conseguir el color de tela indicado en la orden. Enviaron el pedido un mes tarde mientras esperaban los materiales que necesitaban para producir el pedido. Debido al retraso, el comprador perdió confianza en el grupo y encontró un grupo diferente para producir el siguiente pedido.
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 1,173 other followers

%d bloggers like this: